Personvern­erklæring

1. Våre retningslinjer for behandling av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til enkeltpersoner. Du skal alltid være trygg på at vi behandler dine opplysninger innenfor rammen av gjeldende lov og denne personvernerklæringen, og det er viktig for oss å være transparente på hvordan vi behandler dine data.

Personopplysninger hentes inn når det er nødvendig for at vi skal kunne utføre de oppgaver og tjenester vi er pålagt å utføre i henhold til lov og/eller avtale, eller når du på annen måte gir personopplysninger til oss.

Når vi bruker uttrykket «behandling» av personopplysninger betyr det enhver bruk av personopplysninger, som for eksempel innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

All behandling av personopplysninger krever at det finnes et lovlig grunnlag for behandlingen, for eksempel at det er inngått en avtale som gjør det nødvendig å behandle visse personopplysninger, at vi kan behandle personopplysningene i samsvar med lov, eller at vi har berettiget interesse i å gjennomføre behandlingen. Hvis det ikke foreligger et lovlig grunnlag, vil vi alltid be om ditt samtykke før vi behandler personopplysningene dine.

2. Hvorfor trenger vi dine opplysninger?

Vi samler opplysninger om deg for å ivareta og forvalte vårt forretningsmessige forhold til deg. Med dette mener vi data som trengs for å oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss i rollen som leverandør eller underleverandør, som kunde, forretningsforbindelse eller som arbeidsgiver.

Vi behandler også personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det, eller i tilfeller hvor du aktivt har gitt ditt samtykke til den aktuelle behandlingen.

I en del tilfeller mottar vi informasjon om deg fra andre som du har inngått avtale med og som ønsker at vi skal levere varer eller tjenester til deg, eller at vi er underleverandører til dem. Slik informasjon kan være blant annet navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, eller lignende. Vi er behandlingsansvarlig for denne type informasjon også.

3. Innsamling og behandling av personopplysninger

I all hovedsak behandler vi personopplysninger som du gir oss, eller som finnes i registre som vi har tilgang til eller administrerer. Hvis vi innhenter opplysninger om deg fra andre kilder (for eksempel fra kredittopplysningsforetak), har du normalt krav på å bli informert om det.

3.1 Opplysninger som samles inn via våre nettbaserte tjenester

Med dette menes personopplysninger som samles inn på nettsidene: www.aksell.no, www.mpublish.no, www.mediacontrol.no, evt. andre digitale kanaler, herunder også sosiale flater som eies og driftes av Aksell.

Eksempler på opplysninger som innhentes via ovennevnte tjenester kan være: Navn, stilling, adresse/firmaadresse/fakturaadresse, telefonnummer, e-postadresse, melding/bakgrunn for henvendelse, samt informasjon om din bruk av nettsiden og din enhet ved hjelp av såkalte informasjonskapsler.

Vi samler ikke inn personopplysninger som fødselsdato- og personnummer, eller opplysninger om personlige betalingskort. Ved behov for bruk av betalingsløsninger overføres all informasjon direkte til leverandør av betalingstjenesten.

Registrering/innhenting av opplysninger skjer via:

• Informasjonskapsler: Se eget avsnitt
• Kontaktskjema
• Ved bestilling av produkter eller tjenester via våre nettsider
• Ved overføring av filer/dokumenter
• Når man ønsker å prøve/teste et produkt eller tjeneste
• Ved påmelding til seminar, webinar, kurs, konferanser, eller andre arrangementer
• Når man laster ned dokumenter, produktinformasjon, o.l.
• Ved påmelding til å motta vårt nyhetsbrev eller blogg

Formålet med innhenting/registrering av opplysninger er bl.a. for å kunne gi tilgang til våre produkter og tjenester, ha nødvendig kommunikasjon og (kunde)oppfølging, kunne ta kontakt og tilby våre produkter og tjenester, samt for å kunne sende relevant informasjon.

Det er frivillig å oppgi disse opplysningene. Dersom man velger å ikke oppgi dataene, kan vi være forhindret fra å gi tilgang til etterspurt service, produkter eller tjenester.

Lagring av opplysninger: Informasjon innhentet gjennom skjemaer på våre nettsider lagres/videresendes internt til og/eller lagres i vårt CRM-system.

3.2 Opplysninger som registreres ved bruk av informasjonskapsler / «cookies»

Vi bruker informasjonskapsler, såkalte «cookies» på våre nettsider for at besøksstatistikken skal være pålitelig og for å øke funksjonaliteten på våre sider. Les mer om hvordan Aksell bruker informasjonskapsler.

3.3 Opplysninger om kunder og forretningsforbindelser

I Aksell anvender vi ulike ERP og CRM-systemer for bl.a. kundeoppfølging, samt ordre- og prosjektstyring.

Eksempler på opplysninger som innhentes og registreres i ovennevnte systemer kan være:

• Opplysninger om kunden, som selskapsnavn, adresse/firmaadresse/fakturaadresse
• Hvilke tjenester og produkter bedriftskunden har avtale om; bestillings- og leveringsbetingelse
• Kundehistorikk og kundeengasjement; avtaler samt produkter og tjenester man har hatt tidligere
• Informasjon om kontaktperson hos kunden, navn, stilling, telefonnummer, e-postadresse, eller lignende

Formålet med innhenting/registrering av opplysninger er bl.a. for å kunne oppfylle de forpliktelser vi har påtatt oss i rollen som leverandør og/eller forretningspartner, samt for å ha nødvendig kommunikasjon og (kunde)oppfølging.

Ved oppdrag/leveranser hvor vi benytter underleverandører er vi behandlingsansvarlig og underleverandøren er databehandler. I slike tilfeller er det en egen databehandleravtale som regulerer hvilken informasjon underleverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Dette gjelder også for våre leverandører innen IT-drift, økonomisystemer, HR-løsning og øvrige fagsystemer.

3.4 Opplysninger via e-post og telefon

Våre medarbeidere benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet, både i forbindelse med forretningsmessig forhold (herunder bl.a. kontakt og oppfølging av salgsprosess, effektuere ordre, administrere kundeforholdet, kontakt med forretningsforbindelse, media, administrere diverse henvendelser, o.l.) og i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter, herunder også i privat sammenheng.

Den enkelte er ansvarlig for å administrere meldinger som er lagret i den enkeltes innboks iht. bedriftens til enhver tid gjeldende IKT-retningslinjer. Ved fratreden håndteres e-postkontoene iht. de samme IKT-retningslinjer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør alle våre kontakter oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler logges i vårt CRM-system. Denne loggen er nødvendig for oppfølging av salgsprosess og for å effektuere kundeforholdet.

De ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner.
Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

3.5 Opplysninger om de ansatte

I Aksell behandler vi personopplysninger om våre ansatte for å administrere ansettelsesforholdet.

Opplysninger som registreres er bl.a.:

• Nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet.
• Arbeidsinstruks, tilganger til ulike IT-systemer
• Informasjon knyttet til medarbeideroppfølging generelt og sykefraværsoppfølging.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv, eller defineres i forbindelse med ansettelse eller oppfølging. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige oppgaver. Personopplysninger om de ansatte arkiveres i personalmapper; fysisk og/eller elektronisk.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Aksell sine nettsider, intranett, brosjyrer, kundemagasin, Aksell sine profiler på sosiale medier, samt annen type markedsføringsmateriale. Dette kan være navn, stilling, kontaktinfo og bilde.

3.6 Opplysninger om jobbsøkere

Ved stillingsutlysning:
Innkommende CV, søknader og registrerte henvendelser slettes etter ansettelse.

Ved åpne søknader/henvendelser:
Det skal innhentes aksept for arkivering. Ellers slettes henvendelsen.

3.7 Liste over besøkende

Besøkende hos Aksell registreres elektronisk. Listen oppbevares i maks to år etter besøket.
Formålet er å bevare kravet om taushetsplikt, samt ivareta rutiner for brannvern.

3.8 Kundetilfredshets­undersøkelser

Vi gjennomfører kundetilfredshetsundersøkelser for å få bedre kunnskap om hvordan våre kunder opplever oss og hvordan vi kan forbedre tjenestene våre.

I denne forbindelse registrerer vi navn, e-post, telefonnummer og de svarene du gir i undersøkelsen. Det er frivillig å delta i kundetilfredshetsundersøkelser. Hvis du deltar i en kundeundersøkelse vil opplysningene fra undersøkelsen oppbevart separat fra øvrige opplysninger vi har registrert om deg i våre CRM og ERP-systemer.

3.9 Systemtesting og kvalitetssikring

Dine personopplysninger blir håndtert av flere IT-systemer, alle utviklet for spesifikke og nødvendige operasjonelle formål. For å sikre tilfredsstillende driftsstabilitet og ikke minst informasjonssikkerhet er det nødvendig å foreta regelmessige oppdateringer, testing, feilsøking etc. I den forbindelse kan det bli foretatt kloning av data og duplisering av enkeltsystemer. Dette vil foregå i et sikret, dedikert miljø, slik at operasjonene ikke påvirker den daglige driften av hovedsystemet. All informasjon vi behandler som ledd i intern systemtesting og kvalitetssikring eller liknende, er underlagt de samme krav til informasjonssikkerhet og strenge rutiner som når opplysningene blir behandlet ellers. Ingen kopier eller back-up av personopplysninger blir lagret lenger enn nødvendig.

4. Lagring, sletting og utlevering av opplysninger

4.1 Lagring av opplysninger

Vi lagrer personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke, med mindre vi må beholde personopplysninger på annet behandlingsgrunnlag, for eksempel lovbestemt grunnlag.
I så fall vil du bli underrettet av oss.

4.2 Sletting av opplysningene

Personopplysningene vil bli slettet når formålet med behandlingen er oppfylt og alle plikter som følger av behandlingen er oppfylt, med mindre vi har andre legitime grunnlag for å beholde personopplysningene.

I tillegg vil vi slette opplysningen på oppfordring ved å kontakte oss.

4.3 Utlevering av opplysninger til tredjepart

Vi selger aldri personopplysninger til andre. Opplysningene blir kun delt med databehandlere, offentlige myndigheter eller tredjepart når punktene under treffer.

• Når en del eller hele bestillingen omfatter tjenester og leveranser som leveres av en tredjepart.
• Leverandører som utfører transport og forsendelser av varer, oppdrag eller tjenester som er gitt etter våre instrukser og som databehandler, en tredjepart.
• Og etter lovgivning eller rettskraftig vedtak fra offentlige myndigheter.

 All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

5. Dine mest sentrale rettigheter

5.1 Innsyn og retting, samt utlevering

Etter personopplysningsloven har du krav på innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg. Dersom de registrerte opplysningene er uriktige eller ufullstendige, kan du kreve at opplysningene oppdateres. Ta kontakt med oss om du ønsker å benytte deg av noen av disse rettighetene. Se kontaktinformasjon nedenfor.

Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Ta kontakt på epostadressen for å få utlevert dine personopplysninger.

5.2 Sletting av personopplysninger

Du har rett til å få dine personopplysninger slettet uten ugrunnet opphold. Du kan derfor når som helst be oss slette opplysninger om deg selv. Men merk at informasjon som vi er pålagt beholde av hensyn til andre rettslige forpliktelser (som fore eksempel bokføringsloven) ikke vil bli slettet.

5.3 Begrensning av behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg. Dette gjør du ved å administrere samtykker eller reservasjoner i våre løsninger.

5.4 Spørsmål eller klage

Dersom du har spørsmål til vår behandling av personopplysninger eller mener at vi ikke oppfyller våre forpliktelser overfor deg med hensyn til hvordan vi behandler personopplysningene dine, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss (se kontaktinformasjon nedenfor). Du har også rett til å klage til Datatilsynet, www.datatilsynet.no, men vi oppfordrer deg til å ta kontakt med oss først.

6. Behandlings­ansvar og kontakt­informasjon

Det enkelte konsernselskap som du har inngått avtale med eller som leverer den tjenesten du benytter er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Du kan kontakt oss på personvern@aksell.no om du har spørsmål som gjelder personvernopplysninger tilknyttet din personlige informasjon, eller om du vil klage på denne personvernerklæring. Du kan sende brev pr. e-post eller besøke oss personlig ved lokasjonen til den aktuelle konsernselskap du har forbindelse med.

7. Revisjoner og endringer

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk. Erklæringen vil kunne bli oppdatert slik at den er i tråd med det til enhver tid gjeldene regelverk.

Sist oppdatert: Oktober 2022